【パソコン初心者向け】Web会議とは何？オンライン会議との違いや参加方法をわかりやすく解説
「Web会議を行います」「Web会議のURLを送ります」と言われて、「Web会議って何？」「ZoomやTeamsとは違うの？」と疑問に思ったことはありませんか。
最近では、会社だけでなく学校や病院、自治体などでもWeb会議が利用されています。
この記事では、Windows 11を基準に、Web会議とは何か、参加方法やオンライン会議との違いを初心者向けにわかりやすく解説します。
Web会議とは？
Web会議とは、インターネットを使って離れた場所にいる人同士が会議や打ち合わせを行うことです。
自宅や会社など、それぞれ別の場所にいても、パソコンやスマートフォンを使って顔を見ながら話せます。
移動しなくても会議に参加できるため、多くの企業で利用されています。
Web会議とオンライン会議は違うの？
基本的には同じ意味として使われることが多いです。
「Web会議」も「オンライン会議」も、インターネットを利用して行う会議を指します。
呼び方が違うだけで、大きな違いはありません。
Web会議でできること
Web会議では、次のようなことができます。
- 顔を見ながら話す
- 音声だけで参加する
- 画面を共有する
- チャットでメッセージを送る
- 資料を見ながら説明する
- 会議を録画する（主催者の設定による）
実際の会議室に集まるのと似たような形で打ち合わせができます。
小学生でもわかるWeb会議の例え
Web会議は、テレビ電話で教室や会議室につながるようなものです。
みんなが同じ場所へ集まらなくても、自分の家や会社から参加できます。
先生や会社の人、友人などと画面を通して話せるのが特徴です。
Web会議にはどんなソフトを使うの？
Web会議では、さまざまなソフトが利用されています。
- Zoom
- Microsoft Teams
- Google Meet
- Cisco Webex
どのソフトを使うかは、会社や学校によって異なります。
Web会議に必要なもの
- パソコン・スマートフォン・タブレット
- インターネット接続
- マイク
- スピーカーまたはイヤホン
- カメラ（顔を映したい場合）
最近のノートパソコンなら、カメラやマイクが最初から付いていることが多くあります。
Web会議への参加方法
- 送られてきた招待URLをクリックします。
- 必要に応じてアプリを開く、またはWebブラウザーで参加します。
- 名前を入力します。
- マイクやカメラを確認します。
- 「参加」をクリックします。
基本的には、主催者から送られてきた案内に従えば参加できます。
私が最初に困ったこと
初めてWeb会議へ参加したとき、「マイクがミュートになっていて話せない」「カメラが映らない」と慌てたことがありました。
その経験から、開始前にマイク・カメラ・インターネット接続を確認する習慣が付きました。
事前に確認するだけで、安心して会議へ参加できます。
参加前に確認したいこと
- インターネットにつながっているか
- マイクがオンになっているか
- カメラが映るか
- スピーカーやイヤホンから音が聞こえるか
- パソコンの充電が十分あるか
開始5～10分前には準備を済ませておくと安心です。
覚えておきたいショートカットキー
使用するソフトによって異なりますが、次のようなショートカットキーがよく使われます。
- Alt＋Tab：開いている画面を切り替える
- Windows＋D：デスクトップを表示する
- Windows＋E：エクスプローラーを開く
- Ctrl＋C：コピーする
- Ctrl＋V：貼り付ける
ZoomやTeamsでは、マイクやカメラを切り替える専用ショートカットキーも利用できます。
Web会議を使えるようになると便利なこと
- 自宅から仕事や授業へ参加できる
- 遠くの人とも簡単に話せる
- 移動時間を減らせる
- 資料を画面で共有できる
- 全国・海外の人とも会議ができる
さらに便利に使う応用テクニック
イヤホンやヘッドセットを使うと、相手の声が聞き取りやすくなり、周囲の雑音も入りにくくなります。
また、背景をぼかしたり画像へ変更したりできるソフトもあるため、自宅でも周囲を気にせず参加しやすくなります。
会議中は、話していないときにマイクをミュートにすると、雑音が入りにくくなり、参加者全員が聞き取りやすくなります。
よくある質問
Q. Web会議とZoomは同じですか？
Web会議は会議の方法を表す言葉で、ZoomはWeb会議を行うためのソフトの一つです。
Q. カメラをオンにしないと参加できませんか？
会議のルールによりますが、音声だけで参加できる場合も多くあります。
Q. スマートフォンでも参加できますか？
はい。多くのWeb会議サービスはスマートフォンやタブレットにも対応しています。
まとめ
Web会議とは、インターネットを利用して離れた場所の人と会議や打ち合わせを行う方法です。
ZoomやTeams、Google Meetなどのソフトを利用して、自宅や会社から簡単に参加できます。
初心者の方は、まず招待URLから参加する方法と、マイク・カメラの操作を覚えることから始めましょう。
一度使い方に慣れると、仕事や学校だけでなく、さまざまな場面で便利に活用できるようになります。