Wordで縦書きテンプレートを作る方法｜毎回設定する手間をなくして効率化する手順を解説
Wordで縦書き文書を作成する機会があるものの、毎回設定をやり直しているという方は少なくありません。案内文や回覧板、自治会のお知らせ、年賀状の文面、社内文書などで縦書きを使う場面は意外と多くあります。
しかし、文書を新しく作るたびに縦書き設定や文字サイズ、余白、フォントなどを変更するのは手間がかかります。そんなときに便利なのが縦書きテンプレートです。
一度テンプレートを作成しておけば、次回以降はテンプレートを開くだけで縦書き設定が適用された状態から作業を始められます。
ここではWordで縦書きテンプレートを作る方法や活用方法、初心者でも迷わない設定手順について詳しく解説します。
Wordで縦書きテンプレートを作りたい人が抱える悩み
Wordの縦書き機能は便利ですが、頻繁に利用する人ほど同じ設定を繰り返すことに不便を感じます。
よくある困った体験談
自治会のお知らせを毎月作成していた知人は、毎回新しいWordファイルを開いてから縦書き設定に変更していました。そのたびに余白や文字サイズまで調整する必要があり、文書作成前の準備だけで10分以上かかっていたそうです。
また、仕事で社内掲示物を作る際に、横書きのまま作業を進めてしまい、最後に縦書きへ変更した結果、レイアウトが崩れて修正に時間がかかったというケースもあります。
筆者自身の失敗談
筆者も以前、町内会向けのお知らせを作成した際に、前回の縦書き設定を使い回そうとして別のファイルをコピーしていました。しかし古い文書には不要な設定や書式が残っており、結果的にレイアウト修正に時間を取られてしまいました。
その後、専用の縦書きテンプレートを作成したところ、新規文書作成の時間が大幅に短縮されました。
Wordで縦書きテンプレートを作るメリット
縦書きテンプレートには多くの利点があります。
- 毎回設定する必要がない
- レイアウトの統一ができる
- 入力ミスや設定忘れを防げる
- 作業時間を短縮できる
- 複数人で同じ書式を共有できる
特に定期的に縦書き文書を作成する方にとっては、大きな効率化につながります。
なぜ毎回縦書き設定が必要になるのか
Wordの初期設定は横書きになっています。そのため新規文書を作成すると、基本的には横書き状態で開かれます。
縦書きを利用する場合は、その都度設定変更が必要になります。
さらに、余白や段組み、フォントサイズなども文書ごとに調整していると、同じ作業を何度も繰り返すことになります。
テンプレート化することで、これらの設定をまとめて保存できます。
Wordで縦書きテンプレートを作る具体的な手順
ここからはWindows版Wordでの設定方法を紹介します。
新しい文書を作成する
- Wordを起動する
- 白紙の文書を開く
- テンプレートの元となる文書を作成する
まずは通常の新規文書を開きます。
縦書き設定を有効にする
- 「レイアウト」タブをクリックする
- 「文字列の方向」を選択する
- 「縦書き」をクリックする
これで文書全体が縦書きになります。
余白を設定する
用途に応じて余白も調整しておくと便利です。
- 「レイアウト」タブを開く
- 「余白」をクリックする
- 「標準」または「ユーザー設定の余白」を選ぶ
回覧板や掲示物などは余白を少し広めに設定すると読みやすくなります。
フォントや文字サイズを設定する
普段よく使うフォントやサイズを事前に設定しておきます。
- 游明朝
- MS明朝
- BIZ UDP明朝
- 游ゴシック
縦書きでは明朝系フォントが読みやすい場合が多いです。
ヘッダーやフッターを設定する
定型文書で使用する場合は、あらかじめヘッダーやフッターも設定しておくと便利です。
文書タイトルや作成日などを配置しておけば、毎回入力する必要がありません。
保存形式をテンプレートにする
設定が完了したらテンプレートとして保存します。
- 「ファイル」をクリックする
- 「名前を付けて保存」を選択する
- 保存場所を選ぶ
- ファイルの種類を「Wordテンプレート（.dotx）」に変更する
- 保存をクリックする
Wordテンプレート形式で保存することが重要です。
作成した縦書きテンプレートを使う方法
テンプレート保存後は簡単に利用できます。
- Wordを起動する
- テンプレートを開く
- 新規文書として作業を開始する
すでに縦書き設定が反映されているため、入力作業をすぐ始められます。
ショートカットキーを活用して作業を効率化する
Wordではさまざまなショートカットキーが利用できます。
よく使うショートカットキー
- Ctrl + S：保存
- Ctrl + C：コピー
- Ctrl + V：貼り付け
- Ctrl + Z：元に戻す
- Ctrl + Y：やり直し
- Ctrl + A：全選択
- Ctrl + P：印刷
テンプレート作成時にも頻繁に利用するため覚えておくと便利です。
設定が正しく保存されたか確認する方法
テンプレートを保存したあと、正しく設定が保持されているか確認しましょう。
- Wordを終了する
- 保存したテンプレートを開く
- 縦書きになっているか確認する
- 余白設定を確認する
- フォント設定を確認する
問題なく反映されていればテンプレート作成は成功です。
再起動後に確認したいポイント
パソコンを再起動したあとも正常に利用できるか確認しておくと安心です。
確認項目
- テンプレートが開けるか
- 縦書き設定が維持されているか
- フォントが変更されていないか
- 余白設定が保持されているか
- ヘッダーやフッターが残っているか
再起動後に問題がなければ継続的に利用できます。
縦書きテンプレートが役立つ具体例
テンプレートを作成するとさまざまな場面で活躍します。
自治会や町内会のお知らせ
毎月発行する案内文を統一した書式で作成できます。
社内掲示物
掲示板用の文書を素早く作成できます。
学校関連の配布物
案内状や行事のお知らせなどに活用できます。
年賀状や挨拶状
縦書きレイアウトを維持したまま効率よく作成できます。
仕事でどのように快適になるのか
仕事では同じ形式の文書を繰り返し作成することが少なくありません。
テンプレートを使えば設定作業が不要になり、本来の文章作成に集中できます。
また、複数の担当者が同じテンプレートを利用することで、社内文書のデザインを統一できます。
書式のばらつきを防げるため、見た目の品質向上にもつながります。
日常生活で便利になる使い方
家庭でも縦書きテンプレートは役立ちます。
- 回覧板
- 町内会資料
- 冠婚葬祭の案内文
- 趣味の作品制作
- 俳句や短歌の原稿作成
用途に応じたテンプレートを複数作成しておくとさらに便利です。
応用編としてさらに便利にする方法
定型文を登録する
よく使う文章をあらかじめ入力しておくことで、文書作成時間を短縮できます。
例えば次のような内容です。
- 挨拶文
- 締めの文章
- 連絡先情報
- 注意事項
ロゴや画像を配置する
会社や団体のロゴをテンプレートに組み込んでおくと、毎回挿入する手間を省けます。
スタイル機能を活用する
見出しや本文のスタイルを登録しておくことで、文書全体の統一感を保てます。
縦書きテンプレート利用時の注意点
便利なテンプレートですが、いくつか注意点があります。
- 元のテンプレートを直接編集しない
- バックアップを保存する
- フォント環境の違いに注意する
- Wordのバージョン差異を確認する
特にテンプレート本体を誤って編集してしまうと、次回以降の文書作成に影響するため注意が必要です。
縦書き設定が崩れる場合の対処法
設定が横書きに戻る場合
テンプレート形式ではなく通常の文書形式で保存している可能性があります。
再度「.dotx」で保存し直しましょう。
レイアウトが崩れる場合
使用しているフォントが別のパソコンにインストールされていない可能性があります。
標準的なフォントを利用するとトラブルを防げます。
文字位置がずれる場合
余白設定や段落設定を見直してください。
テンプレート保存前に一度印刷プレビューで確認すると安心です。
テンプレート作成後の予防方法
長く快適に利用するためには管理も重要です。
- 定期的にバックアップを取る
- テンプレート名を分かりやすくする
- 用途別にフォルダー分けする
- 更新日を記録する
複数のテンプレートを管理する場合は、分類して保存すると探しやすくなります。
まとめ
Wordで縦書きテンプレートを作成すると、毎回の設定作業を省略でき、文書作成を大幅に効率化できます。
新規文書を作成して縦書き設定や余白、フォントなどを整えたあと、「Wordテンプレート（.dotx）」形式で保存するだけで簡単に利用できます。
筆者自身も過去には毎回設定を繰り返していましたが、テンプレート化によって作業時間を短縮できました。自治会のお知らせや社内掲示物、年賀状などを頻繁に作成する方には特におすすめです。
ショートカットキーやスタイル機能も組み合わせれば、さらに効率的な文書作成が可能になります。
一度テンプレートを作成しておけば、今後の作業が格段に楽になりますので、ぜひ活用してみてください。