Wordの校閲機能とは？初心者向けにできること・使い方・注意点を解説
Wordで文章を作っていると、「校閲」というタブを見かけることがあります。校閲機能とは、文章の誤りを見つけたり、ほかの人と修正内容を確認したりするための機能です。誤字脱字のチェックだけでなく、コメント、変更履歴、文章の読み上げなど、文書を仕上げるときに役立つ機能が集まっています。
私も仕事でWordを使い始めた頃は、文章を書き終えたら目で読み直すだけでした。そのため、同じ言葉を続けて入力したり、修正したはずの箇所が元に戻っていたりして、提出後に気付くことがありました。複数人で文書を直したときには「誰がどこを変えたのか」がわからなくなり、修正版を見比べるだけで時間がかかった経験もあります。
Wordの校閲機能を使うと、こうした確認作業を効率化できます。この記事では、パソコン超初心者向けに、Windows 11版Wordを基準として校閲機能の意味、代表的な機能、具体的な使い方、確認方法、トラブル時の対処法まで説明します。
Wordの校閲機能とは？
校閲とは、文章の内容や表現、誤りなどを確認して修正することです。Wordの「校閲」タブには、文書を完成させる前のチェックや共同作業に役立つ機能がまとめられています。
利用できる機能や表示名は、Microsoft 365やWordのバージョンによって多少異なります。代表的なものは次のとおりです。
- スペルや文章表現のチェック
- コメントの追加と確認
- 変更履歴の記録
- 変更内容の承諾・元に戻す操作
- 文書の比較
- 読み上げ
- 言語や翻訳に関する機能
つまり校閲機能は、単なる「誤字チェック機能」ではありません。自分一人で文書を見直すときにも、上司や同僚と文書を確認するときにも利用できます。
校閲機能はどんな場面で役立つ？
提出前に誤字脱字を確認するとき
報告書や案内文を提出する前には、内容だけでなく入力ミスも確認する必要があります。Wordのチェック機能を使えば、見落としやすい箇所に気付くきっかけになります。
上司や同僚に文章を確認してもらうとき
文章の一部について質問したい場合、本文へ直接「ここを確認してください」と書くと、その文字を後で消す必要があります。コメント機能なら本文とは別に意見や質問を残せるため、確認作業がしやすくなります。
誰が何を変更したのか確認するとき
複数人で一つの文書を修正すると、完成後の文章だけでは変更箇所がわからないことがあります。変更履歴を記録しておけば、追加や削除などの変更を確認しながら仕上げられます。
まず覚えたい校閲機能1：文章のチェック
Wordには、入力した文章を確認するための機能があります。Microsoft 365などでは「エディター」と表示されることがあり、スペル、文法、表現などの候補が示されます。
- 確認したいWord文書を開きます。
- 画面上部の「校閲」タブを選択します。
- 「エディター」など文章を確認する項目を選びます。
- 指摘された箇所と修正候補を確認します。
- 内容が正しいと判断できたものだけ修正します。
Wordから指摘された内容をすべて機械的に修正する必要はありません。商品名、人名、社内用語、専門用語などが誤りとして扱われる場合があります。必ず前後の文章を読んで、自分で判断してください。
赤や青の波線が表示されたら
Wordでは、入力内容によって文字の下に波線が表示されることがあります。これは「確認したほうがよい可能性がある」という目印です。必ず間違いという意味ではありません。
対象の文字を右クリックすると、修正候補などを確認できる場合があります。候補が意図した内容と違うなら、無理に変更しないでください。
校閲機能2：コメントを使って確認事項を残す
コメントは、本文を直接変更せずに質問や補足を残したいときに便利です。たとえば「この数値は最新版ですか」「この表現で問題ありませんか」といった確認事項を書けます。
- コメントを付けたい文字や文章を選択します。
- 「校閲」タブを開きます。
- コメントを追加する項目を選びます。
- 表示されたコメント欄へ内容を入力します。
- 必要に応じて相手へ確認を依頼します。
文書を提出するときは、作業用コメントが残ったままになっていないか確認しましょう。社外へ送る文書では、内部向けのメモが残っていると情報漏えいや誤解につながることがあります。
校閲機能3：変更履歴を記録する
変更履歴は、文書に加えた修正を記録する機能です。文章を追加した場所や削除した場所などを後から確認できます。原稿レビューや規程の改訂など、修正理由を確認しながら作業したい場面で特に便利です。
- 対象の文書を開きます。
- 「校閲」タブを選びます。
- 「変更履歴の記録」を有効にします。
- 文章を追加・削除して編集します。
- 編集後、変更内容の表示を確認します。
画面上の表示方法によっては、変更内容が本文の横や余白などに表示されます。Wordのバージョンや表示設定によって見え方は異なります。
変更履歴をオンにしただけでは修正は確定しない
初心者が混乱しやすいポイントです。変更履歴を記録して編集した場合、その変更を最終的に採用するかどうかを確認する作業が必要になることがあります。「承諾」または変更を戻すための項目を使って、一つずつ判断します。
私も以前、変更履歴を表示しない状態にしただけで「修正が確定した」と勘違いしたことがあります。見えなくすることと、変更を承諾して履歴を整理することは同じではありません。提出前には変更履歴の状態を確認することが大切です。
変更内容を承諾・元に戻す方法
レビュー後は、記録された変更を確認して最終版を作ります。
- 「校閲」タブを開きます。
- 変更箇所へ移動します。
- 内容を確認します。
- 採用する修正は「承諾」を選びます。
- 採用しない修正は変更を元に戻すための項目を選びます。
- 次の変更箇所も同様に確認します。
「すべて承諾」のような一括操作が利用できる場合もありますが、重要な文書では一件ずつ確認するほうが安全です。意図していない削除まで一括で確定すると、必要な文章を失う可能性があります。
校閲機能4：文書を比較する
変更履歴を記録せずに別々のファイルを編集してしまった場合は、文書の比較機能が役立つことがあります。元の文書と修正版を指定して、違いを確認するための機能です。
たとえば「報告書_元.docx」と「報告書_修正版.docx」があり、どこを変更したかわからなくなった場合に利用できます。ただし、複雑なレイアウトや大幅な編集がある文書では差分がわかりにくい場合もあるため、結果を目視でも確認してください。
校閲機能5：読み上げで文章を確認する
文章を目で追っていると、自分が書いた内容を脳内で補ってしまい、誤字に気付かないことがあります。読み上げ機能が利用できる環境なら、耳で聞くことで不自然な文章や同じ言葉の繰り返しに気付きやすくなります。
「校閲」タブなどから読み上げを開始できるWordがあります。長い報告書をすべて聞く必要はなく、重要な段落や書き直した箇所だけ確認する方法でも十分役立ちます。
校閲するときに便利なショートカットキー
校閲専用の操作だけでなく、基本的なショートカットキーを組み合わせると確認作業が速くなります。
- Ctrl + S：文書を保存します。
- Ctrl + Z：直前の操作を元に戻します。
- Ctrl + Y：元に戻した操作をやり直します。
- Ctrl + F：文書内の文字を検索します。
- Ctrl + H：文字列の検索と置換を行います。
- Ctrl + A：文書全体を選択します。
特にCtrl + Fは、表記ゆれの確認に便利です。「パソコン」と「PC」が混在していないか、古い部署名が残っていないかなど、特定の語句を探すときに使えます。
校閲機能が表示されない・使えないときの確認方法
「校閲」タブが見当たらない場合
ウィンドウの幅が狭いと、一部の項目が省略表示されることがあります。まずWordのウィンドウを最大化して確認してください。リボンの表示設定が変更されている場合もあります。
会社のパソコンでは、管理者の設定やWordの種類によって利用できる機能が異なることもあります。無理に設定を変更する前に、社内のIT担当者や手順書を確認しましょう。
文章チェックが期待どおり動かない場合
文書に設定されている校正言語が文章と合っていないと、適切なチェックが行われない場合があります。日本語の文書なのに別の言語として扱われていないか確認します。また、一部の機能はインターネット接続やMicrosoft 365のサービス状況などの影響を受けることがあります。
設定を確認するときのポイント
校閲機能の動作が普段と違う場合は、Wordのオプションにある文章校正関連の設定を確認します。Wordのバージョンによって項目名は異なりますが、「ファイル」から「オプション」を開き、「文章校正」などの項目を探します。
ただし、設定を変更する前に現在の状態をメモしておくと安心です。会社支給パソコンでは設定変更が制限されていることもあるため、社内ルールを優先してください。
WordやWindowsを再起動するときの確認ポイント
校閲機能の表示がおかしい、クリックしても反応しないといった一時的な不具合では、Wordを終了して開き直すことで改善する場合があります。
- Ctrl + Sで作業中の文書を保存します。
- ほかのWord文書にも未保存の変更がないか確認します。
- Wordを終了します。
- Wordを再起動して同じ文書を開きます。
- 校閲機能が正常に動くか確認します。
改善しない場合はWindows 11の再起動も選択肢です。再起動前にはExcelやブラウザーなど、ほかのアプリの未保存データも必ず確認してください。再起動後はWordだけを開き、問題を再現するか確認すると切り分けやすくなります。
校閲機能を使うときの注意点
Wordの指摘を正解だと思い込まない
文章チェックは便利ですが、文脈や専門用語を完全に理解しているとは限りません。候補を採用したことで意味が変わることもあります。最終判断は人が行いましょう。
コメントや変更履歴を残したまま社外へ送らない
完成した本文だけを見ていると、コメントや履歴の存在を忘れることがあります。内部の検討内容や個人名が含まれている可能性もあるため、提出・送信前に必ず確認してください。
重要な文書は別名保存してから大きく編集する
変更を一括で承諾したり、大量の文章を置換したりする前には、元の文書を残しておくと安心です。「名前を付けて保存」で作業用コピーを作れば、操作を間違えても元ファイルと比較できます。
仕事で便利になる具体例
たとえば上司へ提出する手順書を作ったとします。自分で文章を書いた後、エディターで入力ミスを確認し、上司からの指摘はコメントで受け、修正時には変更履歴を残します。最終確認ではコメントを解決し、変更内容を承諾してから提出します。
メールで「3ページ目の2段落目をこう直してください」とやり取りするより、文書上で対象箇所を確認できるため、認識違いを減らしやすくなります。特に長い文書や複数人で確認する資料では効果的です。
応用編：校閲をさらに効率化する方法
確認する順番を決める
文章を書きながら誤字、内容、レイアウトをすべて同時に直そうとすると集中しにくくなります。「内容を確認する」「誤字や表記を確認する」「レイアウトを確認する」というように工程を分けると見落としを減らせます。
よく間違える言葉をCtrl + Fで検索する
自分が間違えやすい言葉や、表記を統一したい言葉を検索します。たとえば「Web」と「WEB」、「ユーザー」と「ユーザ」など、組織内の表記ルールがある場合に便利です。
最後は印刷プレビューも確認する
文章として正しくても、改ページや表の配置が崩れている場合があります。Ctrl + Pで印刷画面を開き、ページ全体を確認してから提出すると安心です。
校閲ミスを予防するためのチェック方法
- 作業開始前に元ファイルを保存する
- 変更履歴を使うか最初に決める
- Wordの指摘は内容を読んでから採用する
- コメントを一件ずつ確認する
- 変更履歴が残っていないか確認する
- Ctrl + Fで重要な語句や表記を検索する
- 印刷プレビューでページ全体を見る
- 社外送付前に内部情報が残っていないか確認する
特に「表示されていないから履歴はない」と決めつけないことが大切です。表示方法によって見え方が変わるため、校閲タブから変更履歴やコメントの状態を確認しましょう。
FAQ
校閲機能を使うと文章を自動で完璧に直せますか？
いいえ。誤りや改善候補を見つける助けにはなりますが、文脈に合った表現か、内容が事実として正しいかまで自動で保証されるわけではありません。最後は自分で読み直してください。
変更履歴をオフにすれば履歴は消えますか？
変更履歴の記録をオフにすることと、すでに記録された変更を確定することは別です。既存の変更については、内容を確認して承諾するか元に戻す操作が必要になる場合があります。
コメントを削除しないまま印刷するとどうなりますか？
印刷設定や表示状態によって結果が変わることがあります。コメントを印刷したくない場合は、印刷プレビューで出力内容を確認してください。提出用文書では不要なコメント自体を整理しておくと安心です。
Wordの赤い波線は必ず誤字ですか？
必ずしも誤字ではありません。固有名詞や専門用語などが指摘されることもあります。候補を確認し、意図した表記ならそのままにします。
Windows 10でも校閲機能は使えますか？
対応するWordがインストールされていれば、基本的な校閲機能は利用できます。ただし、画面配置や利用できる機能はWordのバージョン、Microsoft 365の更新状況などによって異なります。
複数人で文書を確認するならコメントと変更履歴のどちらを使えばよいですか？
質問や意見を残すならコメント、本文を実際に修正して変更箇所を残すなら変更履歴が向いています。両方を組み合わせると、修正内容とその理由を整理しやすくなります。
まとめ
Wordの校閲機能とは、文章をチェックし、コメントや変更履歴などを使って文書を仕上げるための機能です。誤字脱字の確認だけでなく、複数人でのレビューや修正箇所の確認にも役立ちます。
初心者は、まず「文章のチェック」「コメント」「変更履歴」の3つから覚えるとよいでしょう。提出前にはWordの指摘を自分で確認し、不要なコメントや変更履歴が残っていないかチェックすることも重要です。
校閲機能を使う習慣が付くと、文書の見直しを勘だけに頼らず、一定の手順で進められるようになります。保存、文章チェック、コメント確認、変更履歴確認、印刷プレビューという流れを自分の作業手順に組み込み、仕事や日常の文書作成をより安全で快適にしていきましょう。