Wordでコメントだけ印刷される原因は？本文と一緒に正しく印刷する方法
Wordで資料を印刷しようとしたら、なぜかコメントや変更履歴ばかりが目立って印刷されたり、本文とは別にコメントの一覧が出てきたりして困ることがあります。画面では普通に見えているのに、紙にすると想定外の状態になるため、パソコンに慣れていない方ほど「文書が壊れたのでは？」と不安になりやすいトラブルです。
私自身も、提出用の文書を印刷するときに、画面上では気にならなかった校閲情報が印刷結果へ入ってしまい、印刷設定を見直すことになった経験があります。こうした場合、まず疑うべきなのはプリンターの故障ではなく、Wordの「変更履歴・コメント」と印刷時の「変更履歴/マークアップを印刷する設定」です。
結論からいうと、本文だけを印刷したい場合は、印刷画面で変更履歴やコメントを含める設定をオフにします。ただし、コメントを単に画面上で非表示にしただけでは、文書内から削除されたことにはなりません。提出用ファイルを作る場合は、印刷設定だけでなく、コメントや変更履歴が残っていないかも確認しておくことが大切です。
Wordでコメントだけ印刷されるように見える主な原因
Wordには、複数人で文書を確認するときに便利な「コメント」と「変更履歴」の機能があります。文章の横に指摘を書いたり、どこを追加・削除したのか記録したりできる機能です。
この校閲情報は、通常の本文とは別の情報として文書内に保存されています。そして印刷時には、本文だけを印刷するのか、コメントや変更履歴を含めた状態で印刷するのかを選べます。
そのため、印刷設定でマークアップを含む状態になっていると、コメントが余白部分に表示されたり、変更箇所が強調されたりします。設定や文書の状態によっては、コメント一覧が別の形で印刷されることもあります。
「画面にコメントがある＝必ずコメントが印刷される」というわけではありません。印刷結果を決めるのは、文書内の校閲情報と印刷設定の組み合わせです。
まず確認したいのは印刷プレビュー
いきなり紙へ印刷せず、最初に印刷プレビューを確認しましょう。これだけで用紙やインクの無駄を防げます。
- Wordで対象の文書を開きます。
- Ctrl + Pを押します。
- 印刷画面の右側などに表示されるプレビューを確認します。
- 本文の横にコメントや変更箇所が表示されていないか確認します。
- ページ数が想定より増えていないかも確認します。
Ctrl + Pは印刷画面を開くショートカットキーです。Wordだけでなく、多くのWindowsアプリで使えるため覚えておくと便利です。
プレビューの段階ですでにコメントが表示されているなら、プリンター側ではなくWord側の設定を見直します。反対に、プレビューでは正常なのに紙だけがおかしい場合は、プリンタードライバーやプリンター固有の設定も確認対象になります。
本文だけ印刷する基本的な方法
提出用や配布用の文書でコメントを印刷したくない場合は、印刷設定でマークアップを除外します。
- Wordで文書を開きます。
- 「ファイル」をクリックします。
- 「印刷」を開きます。Ctrl + Pでも構いません。
- 「設定」の項目を確認します。
- 変更履歴やマークアップを印刷する設定が有効になっている場合は解除します。
- 右側の印刷プレビューをもう一度確認します。
- コメントや変更履歴が消え、本文だけになっていることを確認してから印刷します。
Microsoftの案内でも、コメントを含めずに印刷したい場合は、印刷設定から「Print Markup（変更履歴/マークアップの印刷）」を解除する方法が案内されています。
Wordのバージョンや表示言語によってメニュー名が多少異なる場合があります。そのため、名称だけを探すよりも、印刷プレビューが最終的に本文だけになったかを基準に判断すると安全です。
「コメントを非表示」と「コメントを削除」は違う
初心者が特に間違えやすいポイントです。画面上でコメントや変更履歴を見えなくしても、文書そのものから情報が削除されたとは限りません。
たとえば、表示方法を「変更履歴なし」に近い状態へ切り替えると、見た目は完成版のようになります。しかし、校閲情報が文書内に残っていれば、別の人が表示設定を変えたときに再び見える可能性があります。
印刷するだけなら印刷設定を変更すれば対応できます。一方、取引先や学校などへWordファイルそのものを渡す場合は、不要なコメントや変更履歴を整理してから提出するほうが安全です。
コメントが残っているか確認する方法
印刷設定を直したあとも、提出前には文書内のコメントを確認しておきましょう。
- Wordで「校閲」タブを開きます。
- コメント関連の項目を確認します。
- 文書内に不要なコメントが残っていないか順番に確認します。
- 不要なコメントは削除します。
- 変更履歴も使用している場合は、必要な変更を承諾または却下します。
ここで注意したいのは、変更履歴を「見えなくする」ことと、変更を「承諾・却下して確定する」ことも別だという点です。完成版として外部へ渡すなら、必要に応じて変更内容を確定させます。
コメントだけの一覧が印刷される場合
Wordには、校閲内容を確認するためにマークアップの一覧を印刷する使い方もあります。そのため、印刷対象の選択が校閲情報寄りの設定になっていると、本文を印刷したかったのにコメント一覧のような結果になることがあります。
この場合も、まずCtrl + Pで印刷画面を開き、「何を印刷する設定になっているか」を確認します。通常の提出文書なら、本文を印刷する設定に戻し、変更履歴やコメントを印刷する項目を外します。
設定を変更したら必ずプレビューを見てください。設定名を変更しただけで安心せず、実際の印刷イメージに本文が表示されているかを確認することが失敗防止になります。
コメントを消したのに印刷されるときの確認ポイント
文書を保存し直す
コメントや変更履歴を整理したあと、保存していないと変更内容が反映されないことがあります。Ctrl + Sで上書き保存し、その後もう一度印刷画面を開きます。
Wordをいったん閉じて開き直す
表示や印刷プレビューが期待どおり更新されない場合は、文書を保存してWordを閉じ、もう一度開いて確認します。再起動後は、校閲情報が残っていないか、印刷プレビューが正常かの2点を確認してください。
別の文書でも同じ症状が出るか確認する
特定のファイルだけで起こるのか、どのWord文書でも起こるのかを切り分けます。新しい空の文書に短い文章を入力して印刷プレビューを開き、正常なら元の文書側の設定や校閲情報が原因である可能性が高くなります。
PDFにして確認する
提出物でレイアウトを固定したい場合は、WordからPDFを作成し、そのPDFを開いて確認する方法も有効です。Word for the webでは、コメントを含めないPDFと、コメントを含むPDFを選んでエクスポートできる案内があります。
ただし、PDFにしたから自動的にすべての個人情報や校閲情報が安全になると考えるのは避けましょう。元のWordファイルを相手へ渡す場合は、元ファイル側の確認も必要です。
提出前なら「ドキュメント検査」も確認する
仕事で社外へ送る文書では、コメント以外にも作成者名などの情報が残ることがあります。Windows版のWordでは、ドキュメント検査を利用して、隠しデータや個人情報を確認できます。
- 念のため元ファイルのコピーを作ります。
- コピーした文書を開きます。
- 「ファイル」→「情報」を開きます。
- 「問題のチェック」に相当する項目からドキュメント検査を開きます。
- 確認したい項目を選択して検査します。
- 結果を確認し、不要な情報だけを削除します。
ドキュメント検査で削除した情報は元に戻せない場合があるため、Microsoftも元文書のコピーで実行することを推奨しています。提出直前の原本にいきなり実行せず、コピーを使うほうが安心です。
印刷前に確認したい5つの項目
- 印刷プレビュー：コメントや吹き出しが表示されていないか
- ページ数：コメント表示によってページ数が増えていないか
- マークアップ印刷：不要ならオフになっているか
- 変更履歴：外部提出時に不要な履歴が残っていないか
- コメント：社内向けのメモや個人名が残っていないか
この5点を毎回確認する習慣をつけると、提出後に「コメントまで見えていた」という事故を減らせます。
よくある失敗と対処法
画面からコメントが消えたので削除できたと思った
表示を切り替えただけの場合があります。外部へWordファイルを渡すなら、コメントそのものを確認し、不要なら削除してください。
プリンターの設定だけを何度も変更した
印刷プレビューにすでにコメントが表示されているなら、まずWord側を確認します。プリンターを初期化したりドライバーを削除したりする前に、Wordの印刷対象とマークアップ設定を確認するほうが安全です。
変更履歴を非表示にしただけで提出した
非表示は削除ではありません。必要に応じて変更を承諾・却下し、完成版として確定してから提出します。
原本でドキュメント検査をしてしまった
削除した情報を戻せない場合があります。検査や一括削除を行う前に「名前を付けて保存」などでコピーを作っておきましょう。
仕事で使うなら提出用ファイルを分けると安全
共同編集用のWord文書にはコメントや変更履歴を残し、提出用は別ファイルとして作る運用がおすすめです。
たとえば「企画書_作業用.docx」と「企画書_提出用.docx」のように分けます。作業用では校閲機能を自由に使い、提出用では変更を確定し、コメントを整理してからPDF化します。
こうしておけば、後からコメントを確認したくなったときも作業用ファイルへ戻れます。提出用だけをきれいにしようとして必要な履歴まで消してしまう事故も防ぎやすくなります。
さらに便利にする方法
毎回の提出作業を短くするには、自分用のチェック手順を決めておくと便利です。たとえば「Ctrl + Sで保存 → 校閲タブ確認 → Ctrl + P → プレビュー確認 → PDF作成 → PDFを開いて最終確認」という順番です。
特にPDFは、Word環境が異なる相手へ渡すときにレイアウトを維持しやすい形式です。提出先がPDFを受け付けているなら、Wordファイルを直接渡す必要がないケースもあります。
ただし、相手からWord形式を指定されている場合は勝手にPDFへ変更せず、指定形式を守ります。その場合はコメント、変更履歴、文書プロパティなどを確認してから提出しましょう。
FAQ
Q. コメントを画面で非表示にすれば印刷されませんか？
表示状態だけで判断せず、Ctrl + Pで印刷プレビューを確認してください。本文だけ印刷したい場合は、印刷設定でマークアップを印刷する設定がオフになっているか確認するのが確実です。
Q. コメントを残したまま本文だけ印刷できますか？
できます。コメントを文書内に残していても、印刷時にマークアップを含めない設定にすれば、本文中心の印刷ができます。印刷後もコメントを使う共同編集文書では便利です。
Q. コメントを消せば変更履歴も消えますか？
いいえ。コメントと変更履歴は別の校閲情報です。コメントを削除しても変更履歴が残っている場合があります。校閲タブでそれぞれ確認してください。
Q. 「変更履歴なし」で表示すれば履歴は削除されていますか？
いいえ。表示を隠しただけの場合があります。履歴を文書からなくすには、必要な変更を承諾または却下して確定します。
Q. PDFならコメントは絶対に入りませんか？
PDFの作り方によります。Word for the webにはコメントなしのPDFとコメント付きPDFのエクスポート方法があります。作成後のPDFを必ず開き、コメントや不要な情報が見えていないか確認してください。
Q. 再起動するときは何を確認すればよいですか？
文書を保存してからWordを閉じ、開き直した後にコメント・変更履歴の状態と印刷プレビューを確認します。それでも特定の文書だけ症状が続くなら、その文書固有の校閲設定を重点的に確認します。
まとめ
Wordでコメントだけが印刷されたり、コメントが想定外に印刷されたりするときは、まずプリンター故障を疑うのではなく、Wordの印刷設定と校閲情報を確認しましょう。
本文だけを印刷したい場合は、Ctrl + Pで印刷画面を開き、変更履歴やマークアップを印刷する設定をオフにして、プレビューを確認するのが基本です。
また、コメントや変更履歴を非表示にすることと削除することは違います。社外提出や学校への提出など、ファイル自体を相手へ渡す場合は、不要なコメント・変更履歴・個人情報が残っていないかまで確認してください。
「保存 → 校閲確認 → 印刷プレビュー → PDFまたは印刷結果を最終確認」という流れを習慣にすると、コメント付きのまま提出してしまう失敗を防ぎやすくなります。
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