Wordの作成者情報を削除する方法｜提出前に個人情報を消す手順
Wordで作ったファイルを会社や取引先へ提出するとき、「本文には名前を書いていないから大丈夫」と思っていませんか。実はWord文書には、本文とは別に作成者名や最終更新者などの情報が保存されていることがあります。
私も資料を渡す前にファイル名と本文だけを確認して安心し、あとからプロパティに作成者情報が残っていることに気づいて慌てたことがあります。普段は見えにくい情報なので、提出直前ほど見落としやすいポイントです。
Windows 11でWord文書を外部へ渡すなら、まずコピーを作り、Wordの「ドキュメント検査」を使って個人情報を確認・削除する方法が安全です。この記事では、パソコン初心者向けに、作成者情報がどこに保存されるのか、削除手順、削除後の確認方法、PDFで提出するときの注意点まで説明します。
Wordの作成者情報とは？
Word文書には、文章や画像以外にもファイルを管理するための情報が含まれています。このような「データについてのデータ」をメタデータと呼びます。作成者情報もメタデータの一つです。
たとえば文書のプロパティには、作成者、最終更新者、タイトル、会社名などが含まれる場合があります。また、コメントや変更履歴には、編集した人の名前が表示されることもあります。
これらは共同作業では便利です。しかし、社外提出用ファイルやWebで公開する文書では、公開するつもりのない名前や組織情報が残る原因になります。
本文から名前を消すだけでは不十分なことがある
初心者が特に間違えやすいのが、本文の氏名を削除すれば匿名になると思ってしまうことです。本文とファイルのプロパティは別に管理されています。そのため、本文を検索して名前が見つからなくても、文書情報に名前が残っている可能性があります。
さらに、校閲でコメントや変更履歴を使っている場合、そこにも編集者情報が関連付けられていることがあります。外部へ渡す文書では、本文だけではなく文書全体を確認する必要があります。
作成者情報を削除する前にコピーを作る
最初におすすめしたいのは、元ファイルを直接編集しないことです。個人情報やコメント、変更履歴を削除すると、あとから元の状態を確認したくなったときに困ります。
- エクスプローラーで対象のWordファイルを選びます。
- Ctrl+Cでコピーします。
- Ctrl+Vで同じフォルダなどへ複製します。
- 複製したファイルを「提出用」など分かりやすい名前へ変更します。
「名前を付けて保存」で別ファイルにしても構いません。大切なのは、編集用の原本と提出用ファイルを分けることです。
Wordのドキュメント検査で作成者情報を削除する手順
Wordには、文書に含まれる個人情報や非表示情報を確認するための「ドキュメント検査」が用意されています。画面表示はWordのバージョンや更新状況によって多少異なりますが、基本的な流れは同じです。
- 提出用としてコピーしたWord文書を開きます。
- 左上の「ファイル」をクリックします。
- 「情報」を開きます。
- 「問題のチェック」をクリックします。
- 「ドキュメント検査」を選びます。
- 保存を求められた場合は、内容を確認して保存します。
- 検査対象を確認して「検査」を実行します。
- 「ドキュメントのプロパティと個人情報」など、削除したい項目の結果を確認します。
- 必要な項目で「すべて削除」を選びます。
- 文書を保存します。
「すべて削除」を機械的に全部押すのは避けてください。検査ではコメント、変更履歴、非表示文字なども見つかることがあります。業務上必要な情報まで消してしまう可能性があるため、項目ごとに何が検出されたのか確認してから削除します。
ドキュメント検査が安全な理由
ファイルのプロパティを一つずつ探して消す方法もありますが、初心者には見落としが起こりやすくなります。ドキュメント検査なら、普段の編集画面では気づきにくい情報もまとめて確認できます。
特に社外提出では「作成者だけ消したつもりだったが、コメントに名前が残っていた」という状態を防ぎやすくなります。提出前チェックの習慣として覚えておくと便利です。
Windowsのエクスプローラーから確認する方法
Wordを開く前に、Windows側からファイルのプロパティを確認する方法もあります。これは簡易確認として便利ですが、Word内部のコメントや変更履歴まで完全に確認する方法ではありません。
- エクスプローラーで対象ファイルを右クリックします。
- 「プロパティ」を開きます。
- 「詳細」タブを選びます。
- 作成者などの項目を確認します。
環境によっては「プロパティや個人情報を削除」といった操作が利用できます。ただし、外部提出前の最終確認では、Word自身のドキュメント検査も併用する方が安心です。
コメントや変更履歴にも名前が残っていないか確認する
作成者情報を消す目的が「誰が編集したか分からない状態にしたい」ということであれば、プロパティだけではなく校閲情報も確認します。
Wordの「校閲」タブを開き、コメントや変更履歴が残っていないか見てください。変更履歴は単に画面上で非表示にしただけでは、データ自体が文書内に残っている場合があります。
提出用文書で変更履歴が不要なら、内容を確認したうえで変更を承諾または却下し、不要なコメントも削除します。ここでも、原本を残したうえで提出用コピーを処理するのが重要です。
削除後に作成者情報が消えたか確認する
削除操作をしただけで終わらず、必ず確認まで行います。
- Word文書を保存します。
- 一度Wordを閉じます。
- もう一度ファイルを開きます。
- 「ファイル」→「情報」でプロパティを確認します。
- もう一度ドキュメント検査を実行し、削除対象が残っていないか確認します。
再起動が必要な設定ではありませんが、Wordをいったん閉じて開き直すことで、保存後の状態を確認できます。Windows自体を再起動する必要は通常ありません。
ショートカットキーで保存漏れを防ぐ
作業途中ではCtrl+Sでこまめに保存できます。ただし、元ファイルへ上書きしたくない場合は、最初に提出用コピーを作ってから作業してください。
F12や環境によっては「名前を付けて保存」画面を開く操作も便利ですが、Wordのバージョンや設定によって動作が異なる場合があります。メニューから「名前を付けて保存」を選べば確実です。
PDFにすれば作成者情報は必ず消える？
「WordをPDFに変換すれば個人情報は全部なくなる」と決めつけるのは危険です。PDFにも文書プロパティなどのメタデータを持たせることができます。
そのため、Word側で不要な個人情報を確認してからPDFへ変換し、完成したPDFも提出前にプロパティや表示内容を確認するのがおすすめです。
また、コメントや変更履歴が表示された状態でPDF化すると、意図しない校閲情報が見える形で出力される可能性があります。PDF変換前に印刷プレビューも確認しましょう。
作成者情報を消すときによくある失敗
失敗1：元ファイルから直接削除する
あとで編集履歴やコメントが必要になっても戻せなくなる可能性があります。提出用コピーを作ってから削除するのが基本です。
失敗2：プロパティだけ見て安心する
コメントや変更履歴など、別の場所に編集者情報が残っていることがあります。ドキュメント検査を使って複数の項目を確認してください。
失敗3：変更履歴を非表示にしただけで提出する
「変更履歴なし」のような表示に切り替える操作と、履歴そのものを文書から取り除く操作は同じではありません。提出要件に応じて変更を承諾・却下して整理します。
失敗4：削除後に保存していない
確認作業に集中していると、最後の保存を忘れることがあります。削除後はCtrl+Sで保存し、閉じて開き直して確認すると安心です。
仕事で安全に提出するためのチェック手順
社外へWord文書を渡す機会が多いなら、毎回同じ順序で確認するとミスを減らせます。
- 編集用原本を残して提出用コピーを作る。
- 本文に不要な氏名・社内情報がないか確認する。
- コメントと変更履歴を確認する。
- 「ファイル」→「情報」からドキュメント検査を実行する。
- 不要なプロパティ・個人情報を削除する。
- 保存してWordを閉じる。
- 開き直して再確認する。
- PDF提出ならPDF化後も表示とプロパティを確認する。
この流れを習慣にすると、取引先への資料送付、応募書類、学校への提出物、テンプレートの配布などでも安心してファイルを扱いやすくなります。
応用編：提出用フォルダを分けて事故を防ぐ
原本と提出版を同じ名前で管理すると、どちらを送ればよいか分からなくなることがあります。そこで「作業中」「提出用」などフォルダを分ける方法が便利です。
たとえば作業中フォルダにはコメントや変更履歴を含む原本を保存し、提出用フォルダには個人情報を確認済みのファイルだけを置きます。メールへ添付するときも提出用フォルダから選ぶルールにすると、誤送信防止につながります。
ファイル名に「提出用」「確認済」などを付けても構いません。ただし、取引先へ送る最終ファイルでは、社内向けの管理文字を残さない方が自然な場合もあります。
作成者情報を残さないための予防方法
個人情報の削除は提出直前だけの作業にせず、文書を外部共有するときの標準チェックにしておくと安心です。
- 外部提出前には必ずコピーを作る。
- コメント・変更履歴を使った文書は特に注意する。
- ドキュメント検査を提出前チェックへ組み込む。
- PDF化した後も完成ファイルを開いて確認する。
- 共有リンクで渡す場合は、ファイルだけでなく共有権限も確認する。
なお、会社でMicrosoft 365を利用している場合は、組織独自の管理ポリシーや提出ルールが設定されていることがあります。社内規程がある場合はそちらを優先してください。
よくある質問
作成者名を消せば完全に匿名になりますか？
作成者名だけでは不十分な場合があります。コメント、変更履歴、その他のプロパティ、本文、ファイル名などにも識別につながる情報がないか確認してください。
作成者情報を削除すると文書の内容も消えますか？
通常、文書プロパティと個人情報の削除だけで本文が消えるわけではありません。ただし、ドキュメント検査にはコメントや非表示情報など複数の削除項目があるため、「すべて削除」を押す前に対象を確認することが重要です。
Wordを再起動する必要はありますか？
通常はWindowsの再起動までは必要ありません。削除後に保存し、Wordを閉じてもう一度開き、情報が残っていないか確認してください。
Mac版Wordでも同じですか？
考え方は同じですが、メニュー名や利用できる検査機能はWindows版と異なる場合があります。この記事はWindows 11上のWordを基準にしています。
ファイルをメール添付する直前に何を確認すればよいですか？
本文、コメント、変更履歴、文書プロパティ、ファイル名を確認し、必要ならドキュメント検査をもう一度実行してください。添付後は送信前にファイル名も確認すると、別ファイルの誤送信防止になります。
まとめ
Wordの作成者情報は本文とは別に保存されることがあるため、名前を本文から消しただけでは十分とは限りません。外部へ提出するときは、提出用コピーを作る→ドキュメント検査を実行する→不要な個人情報を削除する→保存後に再確認するという順序が安全です。
コメントや変更履歴を使っている文書では、編集者情報が別の場所に残っていないかも確認しましょう。PDFで提出する場合も、変換すれば自動的にすべての個人情報が消えるとは考えず、完成したPDFまで確認することが大切です。
提出前の数分の確認を習慣にすれば、普段は見えない作成者情報をうっかり外部へ渡すリスクを減らせます。
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